Setup & Planung für Moderatoren und Präsentatoren

Wie kannst Du ein RealTime Meeting veröffentlichen?
Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten, ein IMS RealTime Meeting zu veröffentlichen:

• Versand der Meeting-URL; das Meeting öffnet sich in jedem Browserfenster, eine App oder sonstige Installation ist nicht nötig
• Aufruf innerhalb eines iFrames; das Meeting kann somit auf jeder beliebigen Webseite oder Plattform eingebunden werden
• Implementierung in der IMS Event und Video Plattform; so kannst Du noch unzählige weitere Funktionalitäten nutzen

Funktionalitäten bei Einbindung in die IMS Event und Video Plattform:

• Individuelle Gestaltung und Eventabwicklung
• Login / Registrierung, Einladungsmanagement, Single Sign On
• Verknüpfung mit Livestreams, Workshop oder „Breakout Room“-Konzepte
• Interaktivität mit den Teilnehmern über Chatfenster, Umfragen, Abstimmungen, Wahlen, uvm.

Wie können Teilnehmer den Meeting Raum betreten?
Sobald die Meeting-URL veröffentlicht ist, können Teilnehmer diese aufrufen. Du hast unter > Räume folgende Möglichkeiten:

> Raum ist geschlossen:

• Einlass erfolgt durch Freigabe des Moderators
• Einlass erfolgt sobald der Moderator den Raum betreten hat

> Raum ist offen

• Teilnehmer gibt vor dem Betreten seinen Namen ein
• Teilnehmer erhält ein zusätzliches Passwort, das er eingeben muss

> Zutritt ohne zusätzliche Anmeldung:

• Single Sign-on: Anmeldedaten werden aus der Datenbank der Plattform übernommen (Aufwand unterschiedlich, bzw. plattformabhängig)

Was sehen Deine Teilnehmer mit Zutritt zum Meeting Raum?
Du kannst nicht nur bestimmen, wann und wie Deine Teilnehmer den Raum betreten, sondern auch, was sie dann sehen und welche Rechte sie mit Zutritt haben.

• Zeige eine Welcome Tafel als erste Seite, bzw. Folie Deiner dann folgenden Präsentation
• Lobby – erlaube den lockeren Austausch der ankommenden Gäste, indem Du deren Audio / Video von Beginn an freigibst. Nutze die > Teilnehmerrechte einschränken-Funktion, um mit Beginn des Meetings alle stumm zu schalten und deren Video zu deaktivieren
• Zu gegebener Zeit kannst Du dann einzelne > Teilnehmer freigeben und Ihnen so die aktive Teilnahme mit Ihrem Audio und / oder Video ermöglichen
• Mit der Funktion „Webcams anderer Teilnehmer anzeigen“ in der Rechtevergabe in den Grundeinstellungen des Raumes kannst du verhindern, dass Teilnehmer sich gegenseitig sehen können. Alle Teilnehmer sehen nur deren eigene Videobilder und das des oder der Moderatoren. Moderatoren sehen weiterhin alle Videos.

Wie steuere ich die Ansicht (Video / Präsentation) für den Teilnehmer?

• Du kannst die PPT ein- und ausblenden (von Anfang an sichtbar machen). Achtung: nur durch Löschen ist die Präsentation für den Teilnehmer gänzlich ausgeblendet, bzw. unsichtbar. D. h., es ist erforderlich, immer genug Präsentationen verfügbar, bzw. bereits hochgeladen zu haben, um eine davon „löschen“ zu können
• Wir empfehlen, zu Beginn eine Präsentation zu zeigen. Hier kann der Teilnehmern begrüßt und über Thema sowie Funktionen des Meetings informiert werden

Sollte ich meine Teilnehmer kurz einweisen?
Für Teilnehmer ist es relativ einfach, an einem RealTime-Meeting teilzunehmen. Es ist barrierefrei zugänglich, d. h. keine Installation einer zusätzlichen App ist erforderlich – das Meeting kann direkt über einen Link im Browser geöffnet werden. Um während der Meetings die optimale Ansicht und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, lege am besten vorab Regeln fest. Diese können u. a. folgendes beinhalten:

• Wann (z. B. jederzeit oder am Ende) und in welcher Form (z. B. nur über Nachrichten, Audio, Audio/Video) können Fragen gestellt werden
• Wie macht der Fragesteller auf sich aufmerksam (z. B. durch Änderung des Status: „Hand heben“)
• Wie machen andere Präsentatoren auf sich aufmerksam (z. B. durch Änderung des Status: „Daumen hoch“)
• Sein Audio / Mikrofon kann sich jeder, der nicht präsentiert oder spricht, selbst aus- und wieder einschalten
• Zu Beginn kann jeder die Übertragung des eigenen Kamera Signals einschalten oder bewusst deaktivieren

Geben Sie technische Hinweise:

• Audio / Video muss jeder Teilnehmer aus Datenschutzgründen selbst freigeben. Wenn Fragesteller oder Präsentatoren aufgerufen werden, müssen sie, falls gewünscht Ihr Audio und / oder Video selbst aktivieren.

Hinweise zur Ansicht:
Der Teilnehmer hat verschiedene Möglichkeiten, seine Ansicht zu verändern. Entscheide selbst über wie viele der folgenden Möglichkeiten Du den Teilnehmer informieren möchtest. Wir haben versucht es nach Relevanz zu sortieren.

• Die Präsentation ein- /ausblenden: Um eine Präsentation zu sehen, müssen die Teilnehmer ggfs. den (Video)-Vollbildmodus verlassen. Wenn ein Präsentation sichtbar ist, kann diese durch einen Klick auf das Icon > Präsentation verbergen im oberen rechten Bildschirmrand ausgeblendet werden. Durch klicken auf das Icon > Präsentation wiederherstellen unten rechts kann die Präsentation wieder sichtbar gemacht werden
• Präsentation vergrößern: Wenn zu einer Übertragung von Video(s) eine Präsentation hinzukommt, wird diese unter den Videofenstern angezeigt. Wenn der Mauszeiger zwischen dem oberen Videofenster und der darunter liegenden Präsentation bewegt wird, ändert sich das Zeigersymbol zu einem Pfeil. Mit einem Klick der linken Maustaste kann dieser Pfeil und damit das Präsentationsfenster vergrößert oder verkleinert werden
• Videofenster vergrößern: Ab drei Videofenstern kann durch einen Klick auf den Teilnehmernamen (am unteren Rand des Videos) das Videofenster vergrößert werden
• Fenster neu positionieren: Sobald mehrere Fenster verfügbar sind, können diese durch ein Gedrückt-halten der linken Maustaste neu positioniert werden